Costi deducibili come freelancer in Italia: la lista completa 2026

Prima di parlare di costi deducibili in Italia, una domanda: in quale regime sei? Perché la risposta cambia tutto.

Regime forfettario: non deduci i costi

Nel regime forfettario non deduci i costi reali. Il reddito imponibile si calcola applicando un coefficiente di redditività fisso ai tuoi incassi, e su quello paghi un’imposta sostitutiva. Le spese effettive non entrano nel conto, alte o basse che siano.

• Soglia di ricavi: fino a 85.000 € all’anno (uscita immediata se superi i 100.000 € in corso d’anno).
• Imposta sostitutiva: 15 % ordinaria, 5 % per le nuove attività per i primi 5 anni se ne hai i requisiti.

Il coefficiente di redditività dipende dal gruppo di attività. Questa è la tabella ufficiale:

Gruppo di attività	Coefficiente
Industrie alimentari e delle bevande	40 %
Commercio all’ingrosso e al dettaglio	40 %
Commercio ambulante di prodotti alimentari e bevande	40 %
Commercio ambulante di altri prodotti	54 %
Costruzioni e attività immobiliari	86 %
Intermediari del commercio	62 %
Servizi di alloggio e ristorazione	40 %
Attività professionali, scientifiche, tecniche, sanitarie, istruzione, servizi finanziari e assicurativi	78 %
Altre attività economiche	67 %

Attenzione al gruppo giusto. Lo sviluppo software e i servizi IT rientrano di solito in “Altre attività economiche”, con coefficiente al 67 %. Il 78 % riguarda le professioni regolamentate e tecniche (consulenza, legale, contabilità, ingegneria). Quindi un developer paga le tasse sul 67 % degli incassi, non sul 78 %: controlla il gruppo che corrisponde al tuo codice.

In pratica, nel forfettario il coefficiente sostituisce la deduzione dei costi. Se le tue spese reali sono alte, il regime ordinario può convenire di più. È lì che si deduce voce per voce.

Regime ordinario: qui deduci

Nel regime ordinario (o semplificato) deduci i costi uno per uno. La condizione di base è l’inerenza: il costo deve essere sostenuto per l’attività, documentato e, dal 2025, pagato con mezzi tracciabili per vitto, alloggio, viaggi e rappresentanza. Il resto dell’articolo riguarda il regime ordinario.

Le condizioni di base

Condizione	Cosa significa
Inerenza all’attività	Il costo serve all’attività, non a un uso personale.
Documento valido	Una fattura intestata a te, da mostrare in caso di controllo.
Registrato	Annotato nella contabilità, non ricostruito a fine anno.
Solo la parte professionale	Per le spese a uso misto conta solo la quota di lavoro.
Pagamento tracciabile	Per vitto, alloggio, trasferte e rappresentanza il contante non è più deducibile.

I costi deducibili più comuni

Beni strumentali e attrezzature

Computer, monitor, attrezzature, strumenti tecnici. I beni di valore alto e durata pluriennale di solito non si deducono tutti in una volta, ma tramite ammortamento.

Software, abbonamenti e servizi online

Strumenti di sviluppo, design, produttività, archiviazione, fatturazione, hosting, IA. La regola è semplice: se lo usi per lavorare e hai la fattura, di norma è un costo dell’attività.

Compenso del commercialista e onorari

Commercialista, avvocato, consulenti e altri servizi professionali legati all’attività sono deducibili. Lo stesso vale per manutenzione del sito, traduzioni o supporto specializzato che paghi per l’attività.

Affitto del locale, telefono e internet

L’affitto di un ufficio o di uno spazio coworking è deducibile se inerente e documentato. Telefonia e internet rientrano per la parte professionale: per la telefonia la deducibilità è dell’80 %.

Auto e spese di viaggio

Treni, trasporti, viaggi di lavoro. Per l’auto a uso non esclusivo la deducibilità del costo è del 20 %, con un tetto sul valore del mezzo (18.075,99 €, più alto per agenti e rappresentanti), su un solo veicolo. L’IVA sull’auto è detraibile al 40 %.

Vitto, alloggio e rappresentanza

Categorie sensibili, con limiti precisi:

Categoria	Limite
Vitto e alloggio	75 % deducibile, entro il 2 % dei compensi annui
Spese di rappresentanza	entro l’1 % dei compensi annui
Formazione e convegni	100 % deducibile, fino a 10.000 € l’anno

Le spese di vitto e alloggio riaddebitate analiticamente al cliente seguono regole proprie e non rientrano in questo tetto.

Marketing, assicurazioni e spese bancarie

Pubblicità, sito web, SEO, materiale commerciale. Assicurazioni professionali. Commissioni del conto dedicato all’attività.

IVA

Nel regime ordinario l’IVA sugli acquisti (IVA a credito) è detraibile quando l’acquisto è inerente all’attività, con i limiti di categoria visti sopra (per esempio il 40 % sull’auto).

Nel forfettario è diverso: non addebiti l’IVA in fattura e non puoi detrarre l’IVA sugli acquisti. Per chi è in forfettario l’IVA diventa un costo che non si recupera.

Un esempio rapido

Immagina che in regime ordinario incassi 50.000 € l’anno con questi costi:

Voce	Importo
Software e strumenti	1.200 €
Coworking	3.000 €
Commercialista	1.500 €
Viaggi di lavoro	1.500 €
Marketing	800 €
Totale	8.000 €

Il tuo reddito imponibile:

50.000 € di compensi - 8.000 € di costi = 42.000 € di reddito

Paghi le tasse su 42.000 €, non su 50.000. I costi non hanno “fatto rientrare” soldi. Hanno abbassato la base su cui si calcolano le imposte. Quello che resta dopo la riserva per le tasse è il denaro che puoi davvero usare.

Errori frequenti

• Dedurre una spesa personale solo perché pagata dal conto dell’attività.
• Tenere uno scontrino invece di una fattura valida.
• Dedurre in un colpo un bene che andava ammortizzato.
• Dedurre per intero auto, telefono o casa quando solo una parte è professionale.
• Non registrare nulla fino alla scadenza e poi andare a stima.

Una buona regola: se non sapresti spiegare la spesa in un controllo, non costruirci sopra la tua pianificazione.

Il legame con quanto puoi spendere

Tenere traccia dei costi non serve solo a pagare meno tasse. Ti dà il reddito reale, e quindi quanto puoi spendere senza sorprese.

Compensi
- costi dell'attività
= reddito reale
- imposte e contributi da accantonare
= più o meno quello che puoi spendere

È l’ultimo numero che conta nel quotidiano. Se preferisci non rifarlo ogni volta in un foglio di calcolo, il calcolatore di tasse per freelancer lo stima per te.

In breve

Nel regime ordinario puoi dedurre molte cose, purché ogni costo sia inerente, documentato e registrato. Nel forfettario conta il coefficiente, non le tue spese. L’obiettivo non è spremere la lista, ma avere un quadro affidabile del reddito, così sai quanto accantonare e quanto è davvero tuo.

Queste sono informazioni generali basate su regole pubbliche. Per il tuo caso, parla con un commercialista.