Betriebsausgaben sind die Kosten, die durch deine selbstständige Tätigkeit verursacht werden. Im Gesetz steht es knapp: Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 EStG). Sie senken deinen Gewinn, und damit die Einkommensteuer, die du am Ende zahlst.

Der Maßstab ist die betriebliche Veranlassung. Es geht nicht darum, möglichst viele Belege zu sammeln, sondern darum, für jede Ausgabe drei Fragen beantworten zu können: hängt sie mit der Tätigkeit zusammen, hast du einen ordentlichen Beleg, und ist sie sauber verbucht.

Grundvoraussetzungen

Voraussetzung	Was das heißt
Betrieblich veranlasst	Die Ausgabe muss mit deiner Tätigkeit zusammenhängen, nicht privat sein.
Ordentlicher Beleg	Eine Rechnung auf deinen Namen, die du im Zweifel vorlegen kannst.
Verbucht	In der Buchhaltung oder einem Tool erfasst, nicht erst zum Jahresende rekonstruiert.
Nur der betriebliche Anteil	Bei gemischten Kosten zählt nur der Teil, der zur Arbeit gehört.

Bei gemischt genutzten Dingen wie Telefon, Auto oder Wohnung zählt nur der nachweisbare berufliche Anteil. Eine getrennte Geschäftskontoführung macht das deutlich einfacher.

Die üblichen Betriebsausgaben

Arbeitsmittel und Ausstattung

Laptop, Monitor, Tastatur, Diensthandy, Werkzeuge, Fachliteratur. Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 800 Euro netto kannst du sofort voll absetzen. Liegt der Anschaffungspreis darüber, wird über die Nutzungsdauer abgeschrieben (AfA), nicht alles auf einmal.

Für Kleinunternehmer gilt die 800-Euro-Grenze brutto, weil sie keine Vorsteuer ziehen.

Software, Abos und Online-Dienste

Tools für Entwicklung, Design, Buchhaltung, Cloud-Speicher, Hosting, Domains, KI-Dienste, Passwortmanager. Wenn du es für die Arbeit nutzt und eine Rechnung hast, ist es in der Regel Betriebsausgabe.

Steuerberater und Honorare

Steuerberater, Anwälte, Berater und andere berufsbezogene Dienstleistungen sind absetzbar. Genauso Dinge wie Webpflege, Übersetzungen oder spezialisierter Support, den du fürs Geschäft einkaufst.

Büro, Miete und häusliches Arbeiten

Mietest du ein Büro oder einen Coworking-Platz, sind Miete und zugehörige Kosten absetzbar, wenn sie betrieblich veranlasst und belegt sind.

Beim Arbeiten von zu Hause gibt es zwei Wege:

Variante	Regel
Tagespauschale (Homeoffice)	6 Euro pro Tag, maximal 1.260 Euro im Jahr (also bis zu 210 Tage).
Häusliches Arbeitszimmer	Bildet das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten Tätigkeit, kannst du die tatsächlichen Kosten oder eine Jahrespauschale von 1.260 Euro ansetzen.

Beide Pauschalen lassen sich für denselben Zeitraum nicht kombinieren. Für die meisten Freelancer ohne separates Arbeitszimmer ist die Tagespauschale der einfache Weg.

Telefon und Internet

Absetzbar im beruflichen Anteil. Läuft eine Leitung für privat und beruflich, setze nur den Teil an, den du begründen kannst. Sauberer ist ein eigener Geschäftsanschluss.

Fahrtkosten und Auto

Bahn, Bus, Parken, berufliche Fahrten. Beim Auto hängt viel von der Nutzung ab. Liegt die betriebliche Nutzung über 50 Prozent, gehört der Wagen ins Betriebsvermögen, und du wählst zwischen der 1-Prozent-Regelung und dem Fahrtenbuch. Zwischen 10 und 50 Prozent geht nur das Fahrtenbuch.

Für berufliche Fahrten mit dem privaten Pkw lassen sich 0,30 Euro pro Kilometer ansetzen.

Verpflegung auf Geschäftsreisen

Bei Auswärtstätigkeit gelten feste Pauschalen, keine echten Belege nötig:

Abwesenheit (Inland)	Pauschale
Mehr als 8 Stunden	14 Euro
24 Stunden (voller Tag)	28 Euro
An- und Abreisetag (mehrtägig)	je 14 Euro

Unter 8 Stunden gibt es nichts. Das normale Mittagessen am eigenen Schreibtisch ist keine Betriebsausgabe.

Lädst du dagegen einen Kunden oder Geschäftspartner ein, sind das Bewirtungskosten. Davon kannst du 70 Prozent absetzen, die übrigen 30 Prozent nicht (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG). Dafür brauchst du einen Bewirtungsbeleg mit Anlass, Teilnehmern und Betrag. Die Vorsteuer bleibt zu 100 Prozent abziehbar.

Fortbildung

Kurse, Bücher, Konferenzen und Weiterbildung, die deine berufliche Tätigkeit erhalten oder verbessern, sind absetzbar. Der Bezug zu deiner Arbeit muss erkennbar sein.

Marketing und Versicherungen

Werbung, Website, SEO, Visitenkarten, Fotos. Dazu betriebliche Versicherungen wie die Berufshaftpflicht und Bankgebühren auf dem Geschäftskonto.

Vorsteuer und Kleinunternehmer

Wenn du der Regelbesteuerung unterliegst, ziehst du die Vorsteuer aus deinen Einkäufen von der Umsatzsteuer ab, die du deinen Kunden berechnest. Das läuft getrennt vom Gewinn.

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG berechnest du keine Umsatzsteuer und kannst auch keine Vorsteuer ziehen. Die Grenzen seit 2025: Vorjahresumsatz bis 25.000 Euro und laufender Umsatz bis 100.000 Euro. Wird die 100.000-Euro-Marke überschritten, endet der Status sofort.

Schau jede Ausgabe also mit zwei Fragen an, wenn du regelbesteuert bist: senkt sie den Gewinn, und kann ich die Vorsteuer ziehen.

Ein kurzes Beispiel

Angenommen, du machst im Jahr 50.000 Euro Umsatz (netto) und hast diese Kosten:

Posten	Betrag (netto)
Software und Tools	1.200 €
Coworking	2.400 €
Steuerberater	800 €
Homeoffice-Pauschale (210 Tage)	1.260 €
Marketing	600 €
Summe	6.260 €

Dein Gewinn vor Steuern:

50.000 € Umsatz - 6.260 € Kosten = 43.740 € Gewinn

Versteuert werden 43.740 Euro, nicht 50.000. Die Ausgaben haben kein Geld zurückgebracht. Sie haben die Zahl gesenkt, auf die das Finanzamt Steuern berechnet. Was nach der Rücklage für Einkommensteuer übrig bleibt, ist das Geld, das du wirklich nutzen kannst.

Häufige Fehler

Eine private Ausgabe absetzen, nur weil sie über das Geschäftskonto lief.
Einen Kassenbon statt einer ordentlichen Rechnung aufheben.
Teure Anschaffungen sofort voll absetzen, statt sie abzuschreiben.
Telefon oder Wohnung komplett ansetzen, obwohl nur ein Teil beruflich ist.
Bis zur Frist nichts erfassen und dann schätzen.

Eine gute Faustregel: Wenn du eine Ausgabe in einer Prüfung nicht erklären könntest, baue deine Planung nicht darauf.

Wie das mit deinem verfügbaren Geld zusammenhängt

Kosten zu erfassen senkt nicht nur die Steuer. Es zeigt dir deinen echten Gewinn, und damit, was du sicher ausgeben kannst.

Einnahmen
- Betriebsausgaben
= echter Gewinn
- Steuerrücklage
= ungefähr das, was du ausgeben kannst

Diese letzte Zahl zählt im Alltag. Wenn du sie nicht jedes Mal in einer Tabelle nachbauen willst, schätzt der Steuerrechner für Freelancer sie für dich.

Kurz gesagt

Als Freelancer in Deutschland kannst du viel absetzen, solange jede Ausgabe betrieblich veranlasst, belegt und verbucht ist. Es geht nicht darum, die Liste auszureizen, sondern um ein ehrliches Bild deines Gewinns. Dann weißt du, wie viel du zurücklegen musst und wie viel wirklich dir gehört.

Das sind allgemeine Informationen auf Basis öffentlicher Steuerregeln. Für deinen konkreten Fall sprich mit einem Steuerberater.

Absetzbare Kosten als Freelancer in Deutschland: die komplette Liste 2026